Il percorso stragiudiziale passo per passo: dalla segnalazione alla definizione

La parola "stragiudiziale" spaventa molte persone. Suona complicata, quasi come se fosse un modo alternativo per dire "tribunale". In realtà significa esattamente il contrario: è il percorso che si svolge fuori dal tribunale, senza giudici, senza udienze, senza i tempi e i costi di un contenzioso giudiziario.

È il modo in cui lavoro da oltre vent'anni. E nella grande maggioranza dei casi, è il modo più efficace per ottenere un risarcimento per chi ha subito un danno da responsabilità medica.

Non è una scorciatoia, e nemmeno un compromesso al ribasso: è un metodo strutturato, basato sulla documentazione, sulla perizia medico-legale e sulla trattativa diretta con la struttura sanitaria e la sua assicurazione. Funziona perché è nell'interesse di entrambe le parti evitare il tribunale, a patto che la richiesta sia fondata e ben costruita.

Cos'è il percorso stragiudiziale

Il percorso stragiudiziale è la procedura con cui un paziente (o i suoi familiari) ottiene il risarcimento per un danno subito in ambito sanitario, senza ricorrere al tribunale. Si basa sulla trattativa diretta tra il paziente (assistito dal patrocinatore stragiudiziale) e la struttura sanitaria (assistita dalla propria compagnia assicurativa).

Il fondamento normativo è la Legge 24/2017 sulla sicurezza delle cure e sulla responsabilità professionale sanitaria. Questa legge ha stabilito, tra le altre cose, che le strutture sanitarie devono essere assicurate e devono rispondere direttamente dei danni causati ai pazienti. Ha anche introdotto strumenti di conciliazione e di gestione del rischio che facilitano il percorso stragiudiziale.

Gli articoli del Codice Civile rilevanti sono principalmente il 1218 (responsabilità contrattuale), il 2043 (responsabilità extracontrattuale) e il 2236 (responsabilità per prestazioni che richiedono competenze tecniche). Questi articoli definiscono il quadro giuridico entro cui si muove la trattativa.

Il percorso si articola in sei fasi, che descrivo di seguito.

Fase 1: la valutazione del caso

Tutto inizia con una valutazione. È il momento in cui analizzo i fatti, la documentazione disponibile, e stabilisco se ci sono i presupposti per procedere.

La valutazione è gratuita e senza impegno. Non perché sia un gesto commerciale, ma perché è un passaggio necessario: non ha senso avviare un percorso se i presupposti non ci sono, e non è giusto che il paziente paghi per scoprirlo.

Durante la valutazione, analizzo tre elementi.

I fatti. Cosa è successo, quando, dove, con quali circostanze. Ascolto il racconto del paziente o del familiare e lo confronto con la documentazione disponibile.

Il danno. Quali conseguenze ha avuto l'evento sulla salute del paziente. Un danno temporaneo, permanente, con invalidità residua, con conseguenze sulla qualità della vita. Il danno deve essere reale e documentabile.

Il nesso causale. Il danno è collegabile a un errore, a una carenza organizzativa, a una violazione delle procedure? Questo è il punto più delicato, perché non ogni esito negativo in medicina è un errore. A volte le cose vanno male anche quando tutto è stato fatto correttamente. La valutazione serve proprio a distinguere i due casi.

Se la valutazione è positiva, si passa alla fase 2. Se non lo è, te lo dico con chiarezza e ti spiego perché. Nella mia esperienza, circa il 30% dei casi che mi vengono sottoposti non ha i presupposti per un percorso. Dirlo subito è un servizio al paziente, non un rifiuto.

Fase 2: la raccolta documentale

Se il caso ha i presupposti, il primo passo operativo è raccogliere tutta la documentazione clinica rilevante. Questa fase è fondamentale: senza documenti, non c'è caso.

La documentazione include:

La cartella clinica completa (note mediche, note infermieristiche, diario clinico, referti, verbale operatorio, checklist di sicurezza, prescrizioni farmacologiche, consensi informati).

La lettera di dimissione e la documentazione del pronto soccorso, se applicabile.

La documentazione medica precedente all'evento, utile per stabilire le condizioni del paziente "prima".

La documentazione medica successiva, che documenta le conseguenze e il percorso di recupero (o la mancanza di recupero).

Le annotazioni personali del paziente o del familiare: il diario del ricovero, le foto, le comunicazioni con la struttura.

Richiedo la documentazione alla struttura per conto del paziente, che firma una delega specifica. La struttura ha l'obbligo di consegnarla entro 30 giorni. Se non lo fa, il ritardo viene documentato e diventa un ulteriore elemento del caso.

Contemporaneamente, se necessario, incarico un medico legale di fiducia per una prima valutazione tecnica del nesso causale e della quantificazione del danno. Questa perizia medico-legale è lo strumento su cui si baserà tutta la trattativa successiva.

Fase 3: la segnalazione formale

Con la documentazione raccolta e la valutazione medico-legale in mano, si costruisce la comunicazione formale alla struttura: la lettera di messa in mora.

Ne parlo in dettaglio nella guida dedicata alla messa in mora. In sintesi, è il documento che formalizza la richiesta, interrompe la prescrizione, obbliga la struttura ad aprire il sinistro e a comunicare i dati assicurativi.

La messa in mora viene inviata via PEC al Direttore Generale della struttura, con copia al Direttore Sanitario, al Risk Manager e, se noti, alla compagnia assicurativa.

Da questo momento, il caso esiste formalmente. La struttura e la sua assicurazione sanno che c'è una richiesta strutturata, fondata su documentazione clinica e perizia medico-legale. Non è un reclamo generico: è una richiesta che va gestita.

Per capire la differenza tra una segnalazione generica e una segnalazione efficace, leggi anche la guida sulla segnalazione efficace.

Fase 4: l'istruttoria

Dopo la messa in mora, si apre la fase istruttoria. È la fase in cui la compagnia assicurativa della struttura valuta il caso.

In genere, la compagnia assicurativa:

Incarica un medico legale di fiducia per esaminare la documentazione clinica e valutare il danno e il nesso causale dal proprio punto di vista. Questo medico legale non è imparziale: lavora per la compagnia. Ma la sua valutazione è un dato con cui confrontarsi.

Può richiedere documentazione integrativa. A volte la compagnia chiede esami specifici, visite medico-legali, accertamenti. Queste richieste vanno valutate caso per caso: alcune sono legittime, altre sono tattiche dilatorie.

Può richiedere una visita medico-legale del paziente. Il paziente può essere convocato per una visita dal medico legale della compagnia. È un passaggio delicato che va preparato con attenzione: il paziente deve sapere cosa aspettarsi, cosa dire, cosa documentare.

In questa fase, il mio ruolo è monitorare i tempi, rispondere alle richieste della compagnia, integrare la documentazione se necessario, e preparare il paziente per eventuali visite. L'obiettivo è che l'istruttoria proceda senza intoppi e che la valutazione della compagnia sia quanto più vicina possibile alla nostra.

La durata dell'istruttoria varia: in media 3-4 mesi, ma nei casi complessi può arrivare a 6 mesi o più. Se la compagnia ritarda oltre il ragionevole, si sollecita formalmente.

Fase 5: la trattativa

Conclusa l'istruttoria, si entra nella fase di trattativa. È il momento in cui le due parti (il paziente, assistito da me, e la compagnia assicurativa, che agisce per conto della struttura) cercano di raggiungere un accordo sull'importo del risarcimento.

La trattativa si basa su tre elementi:

La perizia medico-legale del paziente (la nostra), che quantifica il danno secondo le tabelle risarcitorie vigenti (danno biologico, danno morale, danno patrimoniale, spese mediche, lucro cessante).

La valutazione della compagnia (la loro), che in genere è più conservativa.

La documentazione clinica, che è il terreno comune su cui entrambe le valutazioni si fondano.

La trattativa è un processo tecnico, non emotivo. Non si "grida più forte" per ottenere di più. Si argomenta, si documenta, si negozia. La mia esperienza in questo campo è l'elemento che fa la differenza: sapere quali sono i punti su cui la compagnia può cedere, quali sono le argomentazioni più efficaci, quando insistere e quando accettare.

In molti casi, la prima offerta della compagnia è significativamente inferiore a quanto spettante. È normale: fa parte della dinamica negoziale. Il mio lavoro è portare l'offerta al livello corretto, basandomi sulla documentazione e sulla perizia.

La durata della trattativa è variabile. Nei casi più semplici, si chiude in 2-3 mesi. Nei casi più complessi, può richiedere 6-8 mesi. In media, l'intero percorso (dalla valutazione alla definizione) dura 12-14 mesi.

Fase 6: la definizione

La definizione è il momento in cui si raggiunge l'accordo e il risarcimento viene liquidato.

L'accordo viene formalizzato in un documento scritto (atto di transazione) che stabilisce l'importo, le modalità di pagamento, e la chiusura della pratica. Il paziente firma l'accordo e, entro i tempi concordati (in genere 30-60 giorni), riceve il risarcimento.

La definizione stragiudiziale ha lo stesso valore di una sentenza, nel senso che è vincolante per entrambe le parti. Ma ha il vantaggio di essere raggiunta in tempi enormemente più brevi e senza i costi e le incertezze del tribunale.

Se la trattativa non porta a un accordo soddisfacente, la via giudiziaria resta sempre aperta. Ma nella mia esperienza, questo avviene in una percentuale molto ridotta dei casi. La stragrande maggioranza si chiude in fase stragiudiziale, con risultati concreti e tempi ragionevoli.

Quanto costa e come funziona il compenso

Questa è la domanda che tutti fanno, e giustamente. La risposta è semplice.

La valutazione del caso è gratuita. Non paghi nulla per sapere se il tuo caso ha i presupposti per procedere. Se non li ha, non c'è nessun costo.

Il percorso funziona a compenso sul risultato. Il mio compenso è una percentuale sull'importo effettivamente ottenuto. Se non si ottiene nulla, non si paga nulla. Questa formula si chiama "a risultato" o "success fee" ed è il modo in cui lavoro perché credo che sia l'unico modello giusto in questo ambito.

Perché lo considero l'unico modello giusto? Perché chi ha subito un danno sanitario sta già affrontando una situazione difficile, sul piano fisico, emotivo, spesso anche economico. Aggiungere il rischio di un investimento economico a fondo perduto non è accettabile. Il modello a risultato allinea i miei interessi con quelli del paziente: se il caso va bene, ci guadagniamo entrambi. Se non va bene, nessuno paga.

Le spese vive (perizia medico-legale, richiesta cartella clinica, spedizioni) vengono anticipate da me e recuperate solo in caso di esito positivo, come parte della definizione.

Non ci sono sorprese, non ci sono costi nascosti, non ci sono fatture inaspettate. L'accordo economico viene definito per iscritto prima di iniziare il percorso, con totale trasparenza.

Questo è il modo in cui lavoro da oltre vent'anni. Ogni caso è diverso, ogni situazione ha le sue specificità, ma il metodo è lo stesso: analisi rigorosa, documentazione completa, comunicazione efficace, trattativa competente. E risultati concreti.

Se vuoi capire nel dettaglio come si costruiscono le basi del percorso, le guide sulla segnalazione efficace e sulla lettera di messa in mora sono un ottimo punto di partenza. Se vuoi vedere l'applicazione pratica in un ambito specifico, puoi esplorare le guide sugli errori in sala operatoria, sui farmaci ad alto rischio, o sull'assistenza agli anziani.